Co to jest praca hybrydowa? Kompletny poradnik

Praca hybrydowa na nowo definiuje kulturę biurową i równowagę między pracą a życiem prywatnym. Przyspieszony przez pandemię, hybrydowy model pracy łączy pracę zdalną, półzdalną i tradycyjną pracę w biurze.

A gdybyśmy mogli mieć wszystko, czego brakuje nam w biurze (kontakty towarzyskie, efektywna współpraca, niezawodne połączenie internetowe, zbyt wiele tortów urodzinowych) i połączyć to z korzyściami płynącymi z pracy zdalnej (minimalne rozpraszanie uwagi, komfortowy strój do pracy)? Model hybrydowy pozwala firmom wybierać to, co najlepsze z obu światów.

Co więc oznacza praca hybrydowa? Ten model pracy wykorzystuje najlepsze elementy pracy zdalnej i pracy w domu, które, jeśli są dobrze zaplanowane i zarządzane, mogą mieć ogromny wpływ na wydajność pracowników. Praca hybrydowa wymaga bezpiecznego biura, zaprojektowanego z myślą o pracownikach i ich wydajności, z zastosowaniem środków mających na celu pomoc pracownikom w zachowaniu szczęścia i zdrowia (a w rezultacie – lepszej pracy).

Aby uniknąć mylenia słów, elastyczna praca to podejście, które wspiera pracowników i ich potrzeby. Praca zdalna to forma elastycznej pracy, w której można pracować całkowicie poza biurem. Hybrydowy model pracy jest połączeniem pracy biurowej i zdalnej.

W tym przewodniku sprawdzimy, co oznacza praca hybrydowa, jakie są trendy w pracy hybrydowej w Wielkiej Brytanii oraz jak stworzyć udany zespół hybrydowy, wypełniający lukę między pracą zdalną a biurową.

Czym jest praca hybrydowa? Cechy pracy hybrydowej

Jeśli coś jest pewne, to to, że elastyczna praca jest tutaj, aby pozostać. Pandemia wpłynęła na to, jak myślimy o pracy, a zwłaszcza o tym, gdzie pracujemy.

Zamiast być miejscem, do którego zespoły muszą chodzić codziennie, biuro jest obecnie postrzegane bardziej jako miejsce współpracy, spotkań towarzyskich, kreatywności i oferowania dedykowanej przestrzeni roboczej z dala od domu dla osób, które nie mają dobrej konfiguracji.

Rozwiązaniem może być „praca hybrydowa”, termin opisujący dzielenie czasu pomiędzy biuro i pracę zdalną. Nie jest to zupełnie nowy model, ale został przyspieszony przez pandemię i uznanie, że niektóre rodzaje pracy można z równym powodzeniem wykonywać z domu.

Hybrydowy model pracy pozwala pracownikom na elastyczną pracę bez konieczności rezygnacji z możliwości współpracy i spotkań towarzyskich. Dla wielu osób praca hybrydowa oferuje to, co najlepsze z obu światów. Wielu naszych członków przyjęło tę formę pracy, korzystając ze swoich biur średnio przez 3 dni w tygodniu. Aby wykorzystać możliwości pracy hybrydowej, wiele firm zwraca się ku bardziej elastycznym rozwiązaniom w zakresie przestrzeni roboczej, takim jak coworking lub biura zarządzane, zamiast nieelastycznych długoterminowych umów najmu.

W tym wciąż zmieniającym się świecie pracy, najlepszą rzeczą w pracy hybrydowej jest jej elastyczność. Istnieje wiele różnych podejść: w niektórych firmach pracownicy mogą być zobowiązani do przychodzenia przez 3 ustalone dni w tygodniu, podczas gdy w innych będzie to całkowicie zależne od pracowników. Wszystko zależy od decyzji, co jest najlepsze dla Ciebie, Twojej firmy i Twojego zespołu.

Czym są hybrydowe godziny pracy?

Praca hybrydowa nie oznacza, że Twoi pracownicy pracują mniej godzin. Oznacza to jedynie, że mniej godzin spędzają w biurze. Pozostała część tygodnia pracy spędzana jest w domu lub zdalnie.

Można to dostosować do potrzeb firmy, ale jeśli nie jest to coś, co było wcześniej badane, warto zapoznać się z innymi podejściami. Oto kilka przykładów, jak może wyglądać model hybrydowy.

Przykłady hybrydowego modelu pracy:

Firma A

Mała firma zatrudniająca 10 pracowników, którzy mają siedziby w odległości dojazdu do pracy.

Zespół może pracować w domu, ale korzysta z możliwości wspólnego spędzania czasu w biurze.

Zarząd prosi zespół o przyjście do biura w poniedziałek, środę i czwartek każdego tygodnia, wtorek i piątek są opcjonalne, ale biuro jest otwarte.

Ich biuro może pomieścić 10 osób, więc nie ma potrzeby rotacji zespołów

W dni spędzone w biurze, idą na lunch zespołowy co tydzień, i organizują spotkania, aby były osobiście, a nie wirtualnie

Wybierają pracę w przestrzeni coworkingowej ze względu na korzyści i wydarzenia społeczne, które umożliwiają im nawiązywanie kontaktów z innymi firmami.

Firma B

Mała firma zatrudniająca 20 pracowników, działająca w dwóch lokalizacjach

Zespół może pracować w domu, a ponieważ jest rozproszony, jest przyzwyczajony do komunikacji wirtualnej

Wybierają przestrzeń coworkingową z kilkoma lokalizacjami, aby ich zespół miał dostęp do miejsc pracy w pobliżu.

Ich strategia jest kierowana przez pracowników; zespół może korzystać z przestrzeni lub pracować zdalnie, kiedy tylko im to odpowiada

Jedynym wyjątkiem jest organizowanie co dwa tygodnie spotkań całego zespołu w jednej z lokalizacji.

Firma C

Średniej wielkości firma zatrudniająca 65 pracowników, z których większość pracuje w pobliżu miejsca zamieszkania.

Zespół może pracować w domu, ale korzysta z możliwości wspólnego spędzania czasu w biurze

Nie każdy może łatwo dotrzeć do biura, więc niektórzy wolą pracować zdalnie

Zajmują biuro w przestrzeni coworkingowej dla 30 osób

Liderzy decydują się pozostawić poszczególnym liderom zespołów decyzję o tym, jak często ich zespół powinien przychodzić do biura i wypełniają tygodniowy arkusz, aby upewnić się, że nie ma zbyt wielu osób w biurze w jednym czasie

Pracownicy odwiedzają biuro średnio dwa razy w tygodniu

W dni spędzone w biurze organizują wszystkie spotkania i spotkania zespołu

Firma D

Duża firma zatrudniająca 500 osób na całym świecie

Mniejszy zespół 45 osób pracuje w Wielkiej Brytanii i generalnie woli pracować osobiście

Firma wybiera biuro dla 20 osób, a także dostarcza przepustki do wspólnej pracy, aby nikt nie został bez miejsca pracy, jeśli chciałby z niego skorzystać

Zespół z Wielkiej Brytanii organizuje regularne spotkania towarzyskie i comiesięczne spotkania osobiste, aby zbliżyć do siebie zespół.

Tworzenie strategii pracy hybrydowej

Teraz wiesz już, czym jest praca hybrydowa, być może jesteś zwolennikiem hybrydowej strategii pracy… co teraz? Przy tak wielu różnych podejściach, ważne jest, aby przemyśleć swoją strategię przed jej rozpoczęciem. Jako punkt wyjścia:

• Przeprowadź ankietę wśród swoich pracowników – Zanim jeszcze zaczniesz tworzyć strategię pracy hybrydowej, dowiedz się, czego chce Twój zespół. Ważne jest, aby wziąć pod uwagę informacje zwrotne i nie przyjmować żadnych założeń. Chociaż badania pokazują, że pracownicy preferują pracę hybrydową, to w przypadku Twojego zespołu może to być mniej lub bardziej uzasadnione.
• Oceń swoje miejsce pracy – Być może masz już na miejscu biuro z czasów sprzed pandemii. Jeśli nie, warto pomyśleć o rodzaju przestrzeni, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. Odpowiedz na pytaniapod uwagę:
  • Jaką liczbę pracowników prawdopodobnie posiadasz?
  • Ilu pracowników może przebywać w biurze w danym czasie i jaka byłaby maksymalna pojemność?
  • Czy musisz mieć dedykowane biurko dla każdego pracownika, czy mogą się przemieszczać? (To może pomóc zaoszczędzić miejsce)
  • Czy każdy pracownik będzie tam przez cały dzień, lub może mieć jedno biurko służyć dwóch członków personelu, jeden rano i jeden po południu?
  • Czy Twój zespół ma wszystkie urządzenia i wsparcie potrzebne do pracy w biurze i/lub zdalnie?
• Potwierdź swoją politykę – Czy wiesz, że chcesz, aby zespół był w biurze w określone dni, czy jest to zależne od każdego działu? A może zależy to od każdego pracownika? Niezależnie od tego, na którą drogę się zdecydujesz, musisz jasno określić swoją politykę. Jeśli ustalasz zasadę dla całej firmy, aby przychodzić 3 dni w tygodniu, to w które dni? Jeśli zależy to od każdego działu, czy wszyscy wiedzą, jak zarządzać tym, aby nie przepełnić biura? Jeśli jest to zależne od pracowników, czy są jakieś dni, w których muszą być w biurze, o których należy poinformować?
• Bądź transparentny – Wciąż żyjemy w niepewnych czasach, więc komunikacja jest absolutnie kluczowa. Upewnij się, że Twoi pracownicy wiedzą, kiedy muszą być w biurze i kto tam będzie. Informuj ich na bieżąco o wszelkich zmianach.
• Stwórz pętle informacji zwrotnej – praca hybrydowa jest dla większości firm czymś nowym, dlatego też stale zbieraj informacje zwrotne od pracowników, liderów działów i kierownictwa wyższego szczebla na temat tego, czy ich zdaniem Twoja polityka się sprawdza. Bierz pod uwagę ich opinie i udoskonalaj swoją politykę aż do uzyskania strategii, która sprawdzi się w Twojej firmie.

Jak zapewnić sukces w pracy hybrydowej?

Oczekiwania, kwestie związane z miejscem pracy i jasne granice są kluczowe dla osiągnięcia sukcesu pracy hybrydowej. Udostępnienie szczegółowych zasad dotyczących pracy zdalnej i elastycznej oraz upewnienie się, że zespoły pracowników je akceptują, to pierwszy krok w kierunku hybrydowej utopii.

Elastyczna praca może dotyczyć zarówno inicjatyw zdalnych, jak i hybrydowych, przy czym należy poświęcić czas na zastanowienie się, jak sprawić, by nowe zasady były dostępne i wykonalne. Obejmuje to elastyczność w zakresie miejsca i czasu pracy oraz sposobu jej wykonywania. Aby w pełni wykorzystać możliwości, jakie daje elastyczny system pracy, niezbędna jest kultura zaufania, przejrzystości, regularnej komunikacji i zbieżnych oczekiwań.

Jednym z najważniejszych aspektów udanej pracy hybrydowej jest samo miejsce pracy.

Czym jest przestrzeń biurowa do pracy hybrydowej?

Hybrydowa siła robocza wygląda jak pula talentów pracujących zdalnie, z osobistym biurem jako centrum biznesu. Koncentruje się na doświadczeniach członków zespołu, z sieciami i komunikacją w centrum, ale z elastycznym sposobem realizacji. Dlatego przestrzeń fizyczna musi być zaprojektowana wokół zmieniających się potrzeb pracowników, z opcjami przestrzeni co-workingowej, ustawionej przestrzeni biurowej i elastyczności użytkowania.

Doskonała przestrzeń biurowa do pracy hybrydowej będzie zawierała technologię, dzięki której Twój zespół będzie czuł się zauważony i wysłuchany, wykorzystując przestrzeń fizyczną do spotkań osobistych i współpracy, a nie ciągłych spotkań typu Zoom. Innym trendem w pracy hybrydowej jest stawianie bezpieczeństwa na pierwszym miejscu, więc upewnij się, że Twoje przestrzenie są dobrze zaprojektowane i łatwe w użyciu oraz mogą stworzyć oazę z dala od gorączkowego życia domowego.

W czasach pracy hybrydowej, fizyczne biura muszą pełnić rolę ośrodka, który wypełni lukę pomiędzy pracą cyfrową a osobistą. Istnieje możliwość, aby biura odgrywały nową rolę w życiu ludzi, oferując spełnienie jako miejsce pracy, ale także jako miejsce, w którym mogą rozwijać się relacje zawodowe i osobiste, aby uzupełnić interakcje, których zabrakło nam w ciągu ostatnich dwóch lat.

Praca hybrydowa będzie miała wpływ na harmonogramy pracy, ale także na wygląd, odczucia i funkcjonalność przestrzeni biurowych. Prawdopodobnie staną się one bardziej nastawione na współpracę i bardziej elastyczne. Firmy idealnie potrzebują biura, w którym ich zespół będzie mógł się spotykać, rozmawiać i pracować razem, dlatego najbardziej wartościowe będą przestrzenie, które promują rozmowy i zachęcają do zwinnej pracy.

Jak stworzyć hybrydowe miejsce pracy

• Ustalaj elastyczne zasady. Od korzystania z elastycznych zasad pracy po ustanawianie granic między domem a pracą, osoby pełniące funkcje kierownicze muszą dawać dobry przykład zespołom pracowniczym.
• Zainwestuj w swoje otoczenie. Fizyczne biuro musi być miejscem, w którym ludzie chcą pracować, co oznacza światło, przestrzeń, styl i opcje cichej, wspólnej i społecznej przestrzeni roboczej.
• Współpraca w sieci to nadal podstawa. W czasach, gdy praca hybrydowa oznacza mniej czasu spędzanego w biurze, łatwo jest zapomnieć o ważnej roli networkingu. Tworzenie możliwości nawiązywania kontaktów z innymi osobami w firmie i branży jest kluczem do utrzymania zaangażowania pracowników.
• Wykorzystaj biuro jako centrum społeczne . Wspólna wiedza, zachowania i umiejętności zespołu skutkują produktywną pracą opartą na współpracy. Spadek interakcji społecznych od czasu pandemii powinien zostać zniwelowany poprzez zapewnienie wysokiej jakości czasu wolnego i wsparcia w celu odbudowania więzi.
• Twórz elastyczne zasady. Ponieważ życie osobiste i zawodowe pracowników zmienia się, sposób, miejsce i czas pracy powinny za tym nadążać. Kluczowe jest sprawdzanie, co dzieje się w zespołach i słuchanie, czego potrzebują, a także tworzenie elastycznych polityk, które to wspierają.